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朝阳检验检疫局检务档案管理规定
(2014-06-03)
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朝阳检验检疫局检务档案管理规定

 

第一章 总 则

第一条 为加强对检务档案的管理,实现检务档案管理科学化、规范化、制度化,保证档案资料的完整和安全,根据《辽宁检验检疫局检务档案管理规定》检办通〔2013298号),制定本规定

第二条 检务档案是检验检疫机关档案的重要组成部分,是报检人申请报检、检验检疫机构受理报检、检验检疫和签证过程中产生的具有定期保存价值的原始资料,包括报检单及所附单证、检验检疫记录、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据等相关原始资料。

第三条本局应建立检务档案,由综合科统一管理,综合科负责本局检务档案的存档、入库、调档和销毁工作,并建立登记、保管、查阅等制度。

 

第二章 归档登记

第四条施检部门应在检验检疫业务完成后3天内, 综合科在签发证单后5天内,将证单档案全部资料送交归档人员归档,并保证档案资料的完整性和有效性。

第五条检务档案应参照档案的有关规定按不同的报检类别进行分类和立卷,卷内文件一般以ciq2000归档登记号或报检号为顺序排列。重新归档时必须归到原号,在任何情况下都不允许进行自动归档操作。

第六条检务档案应完整有效,归档单证不得缺漏、遗失,并保持页面整洁清晰。发现资料有缺失、错误或检验检疫工作流程某环节未完成的,应在补齐或纠正后归档。更改、补发和重发的检务档案应与原报检号检务档案一起存放。

 

第三章 更改和查/借阅

第七条检务档案仅供检验检疫机构内部查阅,查阅纸质检务档案,应填写《查阅档申请表》(附件1),并经所在部门和综合科负责人同意。内部人员可按权限查阅电子档案;未经批准,不得复制,不得对外提供、传播或散布。

第八条纸质检务档案一般应当场查阅,不得带出档案库。特殊情况确需带出的,应填写《借阅档申请表》(附件2),并经分管检务工作的局领导批准。借阅后应及时归还,由档案管理人员进行核销。对超过预归还日期仍未归还的,调档人员要敦促借阅人尽快归还。

第九条 /借阅检务档案时应保持档案的原始状态。纸质检务档案不得换页、抽页、插页,不得涂改、污损,电子档案不得修改、删除。

第十条因更改报检、签证等信息需调取检务档案时,调档人员应凭《更改申请单》(附件3)办理调档手续,《更改申请单》应一并入档。对因更改造成ciq2000重走流程的,应依据物理单证进行重新归档。

十一条 检务档案不得交给检验检疫系统以外的单位或个人查阅、借阅。因司法调查需要查阅检务档案的,应按照有关规定办理。

 

第四章 保 管

第十条 检务档案应指定专人负责保管。档案管理人员应具有高度的事业心和责任感,认真执行保密制度,确保检务档案的安全。

第十三条检务档案应设置专用的档案库房和柜架。库房和柜架应保持清洁,做到分类明了、排列整齐,具有相应的防火、防盗、防虫、防潮等安全措施,库内严禁吸烟和使用明火,禁止存放其他物品。档案库应定期检查和清点,发现问题及时报告。档案库房除指定管理人员外,其他人员不得进入。

第十检务档案的保管期限,一般出境检验检疫检务档案应为二年;入境检验检疫检务档案应为三年。电子数据应长期保存。涉及重大案件、典型案例等事项的档案,应作长期或永久保存。

十五作长期或永久保存的检务档案,施检部门在送交综合科归档的同时、法制监审部门在得出调查结论后一周内,应填写《长期/永久保存业务档案申请表》(附件4)。综合科应根据施检部门、法制监审部门的要求单独立卷、归档,并填写《长期/永久保存业务档案交接记录表》(附件5),按规定将档案移交给本局办公室保管。

第十六条 纸质检务档案达到保存期限的应予以销毁,销毁工作应按保密资料的销毁程序进行,并保留销毁凭证。

 

第五章 监督检查

十七档案管理人员因工作需要离开本岗位时,应将所管检务档案的数量、状况向接管人员清点交接清楚,办好移交手续。

条综合科应每季度检查一次检务档案的保管情况,并形成《朝阳检验检疫局检务档案检查记录》(附件6)。如发现档案资料丢失、毁坏等问题,应及时报告、及时查处。

 

第六章 附 则

第十九条规定由综合科负责解释。

第二十条 本规定自发布之日起施行。


附件1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

查阅

理由

 

 

 

查阅部门

 

查阅人

 

查阅部门负责人签字

 

检务部门负责人签字

 

查阅时间

 

档案管理人员签字

 

 


附件2

 

 

 

 

 

借阅

理由

 

借阅部门

 

借阅人

 

借阅日期

 

预归还日期

 

借阅部门领导签字

 

检务部门领导签字

 

管领导

签字

 

实际归还日期

 

归还人

 

档案管理人员签字

 

 

附件3

 

更改申请单

报检单位

(报检专用章)

 

报检员姓名

 

联系电话

 

报检号

 

货物名称

 

原发证单种类

 

交还原证单

正本   份,副本  

申请摘要

更改内容:

更改原因:

报检员签字:                       

*以下栏目由检验检疫机关填写

施检部门意见:

 

 

 

施检人员签字:         主管领导签字:        

检务部门意见:

             

 

科长签字:            主管领导签字         

注:有“*”号栏由出入境检验检疫机关填写                


附件4

长期/永久保存业务档案申请表(一式两份)

 

申请部门

 

申请日期

 

 

 

 

 

保管期限

(打V

   )长期         )永久

申请

理由

 

申请部门

经办人签字

 

申请部门

负责人意见

 

检务档案管理人员签字

 

归档日期

 


附件5

长期/永久保存业务档案交接记录表

 

日期

归档号

 

检务经办人

办公室

接收人

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件6                          

                               

朝阳检验检疫局检务档案检查记录

检查时间

 

检查人员

 

检查情况

数量短损

 

字迹蜕变

 

纸张破损

 

资料丢失

 

资料损毁

 

  

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

采取措施

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

备注

 

 

 

 

 

 
 
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